Firmenevent Symbolbild

Im Arbeitsalltag kommt es eher selten vor, dass die gesamte Mitarbeiterschaft an einem Ort aufeinandertrifft. Aus diesem Grund veranstalten viele Unternehmen einmal oder gar mehrmals im Jahr ein Firmenevent, um alle Mitarbeiter zu versammeln und so einen abteilungsübergreifenden Austausch zu ermöglichen. Die Organisation einer solchen Veranstaltung ist komplex und nimmt viel Zeit in Anspruch. Tag, Ort und Aktivität müssen gut geplant sein.

Wie ein Firmenevent richtig organisiert wird, stellen wir nachfolgend inklusive einer Checkliste vor. Vorab nennen wir fünf Ideen für ein gelungenes Fest, dass den Mitarbeitern sicherlich im Gedächtnis bleibt.

Tipp Nr. 1: Mottopartys

Mottopartys sind in aller Regel sehr beliebt und eignen sich daher auch für ein Firmenevent gut. Dabei kann die Location inklusive der Dekoration, der Kleidung, dem Essen und Trinken sowie der Musik gemäß eines bestimmten Mottos geplant und ausgerichtet werden. Es ist sogar möglich, solche Veranstaltungen auf dem Firmengelände bzw. in den eigenen Büroraumen stattfinden und alle Mitarbeiter etwas mitbringen zu lassen. Selbstverständlich ist aber auch eine externe Örtlichkeit mit Catering möglich.

Die Möglichkeiten hinsichtlich des Mottos sind beinahe unendlich. Es kann beispielsweise eine Beach-Party, eine 80er oder 90er Jahre Party, eine Spanische Nacht oder ein Mexikanischer Sommer veranstaltet werden. Ob dabei ein DJ engagiert oder eine eigene Playlist gespielt wird, ist unerheblich. Mit der richtigen Deko, leckerem Essen und erfrischenden Getränken kommt von ganz allein gute Stimmung auf. Ergänzend können dann noch gemeinschaftliche Spiele gespielt werden.

Tipp Nr. 2: Outdoor-Aktivitäten

Je nach Wetter kann ein Firmenevent auch nach draußen verlagert werden. Jahreszeitabhängig bieten sich beispielsweise Weinwanderungen, Schatzsuchen, Bootsfahrten, kleine Städtetrips oder Ausflüge in einen Kletterpark an. Diese Aktivitäten können problemlos mit einem gemeinsamen Essen oder einem Umtrunk ergänzt werden.

Während Klettertouren körperlich herausfordernd sind, wird bei Weinwanderungen interessantes Wissen zu Weinen und deren Herstellung vermittelt. Diese Aktivitäten werden also zweifellos nicht langweilig, auch wenn sie im Vorfeld deutlich schwerer zu organisieren sind.

Tipp Nr. 3: Cocktail- oder Grillabend

Essen und Trinken gehört selbstverständlich bei Firmenevents dazu. Dabei bietet es sich auch an, eine gemeinsame Grillfeier auf dem Firmengelände zu veranstalten, bei der jeder Fleisch und Getränke mitbringt. Alternativ können sich die Teilnehmer auch im Cocktails mixen versuchen. Dabei kann sogar ein Profi-Barkeeper engagiert werden, der dies anleitet. Nun fehlt nur noch gute Musik und einer gelungenen Feier mit guter Stimmung steht nichts mehr im Wege.

Ebenfalls beliebt sind Weinverköstigungen oder ähnliche „Tasting-Events“, bei denen Liköre, Schokoladen oder ähnliches probiert werden. Dabei erhalten die Mitarbeiter zudem Präsentationen zu den verschiedenen Sorten und der Herstellung sowie Führungen durch die Werke.

Tipp Nr. 4: Teamevents

Soll vor allem der Teamgeist gestärkt werden, bieten sich Teamevents an. Dabei können beispielsweise Schnitzeljagden, Teamwettkämpfe oder auch Ausflüge in einen Escape Room organisiert werden. Mittlerweile können letztere auch mobil, also auf dem eigenen Firmengelände, stattfinden. Bei gemeinsamen Lösen von Rätseln ist Spaß immer garantiert. Gleiches gilt für Schnitzeljagden, bei denen individuelle Aufgaben erfüllt werden müssen.

Bei Teamwettkämpfen bieten sich beispielsweise Bogenschießen, Tauziehen oder Floß bauen an. Spielen hier mehrere Teams gegeneinander und müssen Punkte sammeln, kommt schnell Stimmung auf. Zum Abschluss wird der Gewinner in der großen Runde während einem Grillfest, einem Besuch im Biergarten oder ähnlichem gefeiert.

Tipp Nr. 5: Bowling und Co.

Übliche Aktivitäten bei Firmenevents sind Besuche in Spielhallen, wo alle Mitarbeiter gemeinsam bowlen oder Billiard und Darts spielen können. Auch daraus lässt sich natürlich ein Wettbewerb machen, bei dem der Gewinner einen kleinen Preis erhält. Vor allem in Spielhallen können die Mitarbeiter bestens zusammensitzen und sich austauschen. Zudem gibt es dort meist ein breites Angebot an Essen und Trinken, weshalb sich etwaige Ausflüge in der Regel sehr lohnen und von der Mitarbeiterschaft gut angenommen werden.

Wie plant man ein gelungenes Firmenevent richtig?

Aber wie plant man eine gute Firmenfeier denn im Vorfeld richtig, damit letztlich alles klappt? Im Vordergrund steht zunächst natürlich die Ideenfindung. Welche Aktivität soll stattfinden und soll sie auf dem Firmengelände bzw. in den eigenen Räumen oder extern ausgerichtet werden? Für die konkrete Schritt-für-Schritt-Planung erhalten Sie nachfolgend eine Checkliste.

• Organisatoren wählen: Wer macht was?

Vom ersten bis zum letzten Schritt der Planung benötigt man eine Gruppe von Verantwortlichen, die sich um alles kümmern. Diese müssen daher als erstes gewählt werden.

• Art der Feier festlegen: Anlassbezogen oder allgemeine (jährliche) Firmenfeier

Gibt es womöglich ein Jubiläum oder einen anderen Anlass, der gemeinsam gefeiert werden soll? Oder ist es die alljährliche Firmenfeier mit allen Mitarbeitern?

• Budget planen: Darauf basiert auch der Umfang der Feier

Das Budget entscheidet letztlich, wie groß die Feier werden kann. Bei einem kleinen Budget sind größere Ausflüge oder teure Aktivitäten selbstredend nicht möglich. In diesem Fall bieten sich eher Veranstaltungen auf dem Firmengelände an.

• Aktivität aussuchen: Ideen siehe oben

Neben den bereits aufgeführten Ideen gibt es diverse weitere Möglichkeiten, eine Firmenfeier auszurichten. So ist für jedes Budget und für jede Betriebsgröße letztlich etwas dabei. Dabei sollte immer berücksichtigt werden, dass insbesondere bei größeren Unternehmen ohnehin nie alle Mitarbeiter anwesend sein können.

• Teilnehmerzahl herausfinden

Um im nächsten Schritt eine Location zu wählen bzw. grundsätzlich zu wissen, wie viele Gäste da sein werden, muss die Teilnehmerzahl herausgefunden werden. Darauf basiert schließlich auch das Budget pro Kopf sowie die gesamte restliche Planung. Sollen nur Mitarbeiter kommen oder auch deren Familien, Kunden und Geschäftspartner?

• Bei externen Feiern: Location suchen und buchen

Insbesondere bei Firmenevents, die außerhalb des Firmengeländes stattfinden sollen, muss rechtzeitig eine passende Location gebucht werden. Dabei stehen meist mehrere zur Auswahl, von denen Angebote angefordert werden können.

Soll das Event im Unternehmen stattfinden, muss ebenfalls ein geeigneter Raum gefunden und reserviert werden.

• In diesem Zuge: Termin und Uhrzeit festlegen

Selbstverständlich muss auch ein Termin und eine Uhrzeit festgelegt werden, an dem möglichst viele Mitarbeiter kommen können. In einigen Fällen ist das Datum davon abhängig, ob in der gewünschten Location noch etwas frei ist oder nicht. Bei firmeninternen Feier ist eine flexiblere Wahl des Datums möglich.

Üblicherweise lohnt es sich eher weniger, Umfragen unter den Mitarbeiter zu machen, wann diese denn Zeit hätten. Dabei kommt selten ein finaler Termin zustande und dass alle Mitarbeiter ausnahmslos dabei sein können, ist ohnehin kaum möglich.

• Einladungen versenden

Stehen nun Veranstaltungsort sowie Datum und Uhrzeit fest, können die Mitarbeiter eingeladen werden. Das kann über E-Mail oder Brief erfolgen und sollte rechtzeitig durchgeführt werden. In der Einladung können auch bereits alle Informationen zum Event verteilt werden.

• Dresscode wählen

Soll es einen Dresscode geben oder wurde ein Motto festgelegt, sollte dieses auch an dieser Stelle bekanntgegeben werden.

• Essen und Trinken organisieren

Wird die Verpflegung nicht von einer externen Location gestellt, muss auch diese frühzeitig organisiert werden. Bringen die Mitarbeiter jeweils Speisen und Getränke mit, wird eine Liste benötigt, in die sich alle entsprechend eintragen.

Aber auch bei einer Location mit Catering muss festgelegt werden, welche Gerichte und Getränke es geben soll.

• Musik wählen

Welche Musik gegebenenfalls beim Event gespielt werden soll, ist einer der letzten Organisationsschritte. Dazu kann ein DJ beauftragt oder eine eigene Playlist erstellt werden.

• Programm bestimmen

Sollen beispielsweise Spiele gespielt werden oder ähnliches muss abschließend noch ein Programm bestimmt werden.

• Spaß

Zu guter Letzt gilt nur noch, sich gemeinsam zu amüsieren.

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